Зарплата и Управление Персоналом 8 ПРОФ

1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ предназначена для комплексной автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы на небольших и средних предприятиях, в том числе имеющих сложную юридическую структуру. Программный продукт в первую очередь ориентирован на задачи кадровых служб и бухгалтерии, ведущих регламентированный учет и расчеты с персоналом.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ – это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства и реальная практика работы предприятий.

Программа позволяет автоматизировать следующие задачи:

• расчет заработной платы
• исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда
• отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия
• управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование
• учет кадров и анализ кадрового состава
• автоматизация кадрового делопроизводства

Также 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ предоставляет ряд возможностей по автоматизации основных процессов работы с персоналом, необходимых для большинства предприятий:

• планирование потребностей в персонале
• подбор персонала и работа с кандидатами
• управление мотивацией персонала
• планирование различных мероприятий

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ПРОФ:

Политика управления персоналом

Эффективность управления персоналом во многом зависит от того, насколько процессы управления встроены в общую политику компании. Формируя систему управления персоналом, руководитель HR-службы в первую очередь создает процедуры и регламенты, определяющие общие принципы управления персоналом с учетом целей компании. Эти принципы касаются:

• политики привлечения кадров
• политики подготовки кадров
• принципов мотивации, принятых в компании
• принципов оценки кадров и связи результатов оценки с дальнейшим взаимодействием с сотрудником и его статусом в организации

Расчет заработной платы

Оплата труда является необходимым условием взаимоотношений между компанией и работником. Современные условия требуют от руководства предприятия применения гибких инструментов для расчета заработной платы. С одной стороны, принципы, по которым сотруднику начисляется зарплата, должны отражать специфику его работы и быть ориентированы на получение вознаграждения в зависимости от достижения поставленных целей и выполнения профессиональных обязанностей. С другой стороны, начисление заработной платы регламентируется законодательством и должно происходить в соответствии с его требованиями.

Поэтому сотрудники, отвечающие за расчет зарплаты, оперируют большим объемом данных. Автоматизация задач, связанных с расчетами зарплаты и начислением налогов и отчислений в различные фонды, позволяет снизить трудоемкость работ по расчетам, повысить скорость обработки данных, обеспечить их достоверность.

Расчеты начислений и удержаний

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 автоматизированы практически все виды начислений оплаты труда, используемых на хозрасчетных предприятиях, а также связанных с ними удержаний, налогов и взносов:

• повременная (с использованием месячных, дневных и почасовых тарифных ставок)
• сдельная
• повременно-премиальная
• сдельно-премиальная и др.

Каждый вид начисления в информационной системе описывается рядом свойств:

• степень зависимости данного начисления от других начислений
• способ расчета, который может быть выбран из вариантов:
  • по регламентированным параметрам: по месячной/дневной/часовой тарифной ставке, процентом, фиксированной суммой и др.
  • которая позволяет получить результат расчета на основании комбинации любых данных, доступных в регламентированных способах расчета, а также на основании значений собственных показателей расчета
• порядок отражения в учете рабочего времени
• отношение начисления к социальным пособиям или отпускам, а также следует ли по данному начислению исчислять трудовой стаж для пенсии
• классификация начисления для исчисления НДФЛ
• классификация начисления для исчисленных страховых взносов
• способ отражения начисления в бухгалтерском учете
• список вытесняющих начислений (например, сотрудник не может одновременно болеть и работать)
• список ведущих начислений, при изменении которых необходимо пересчитать текущее начисление
• форма начисления: денежная или натуральная

В результате в информационной системе для каждого начисления фиксируются и сохраняются все характеристики, необходимые для его использования при расчете заработной платы, исчисления налогов и взносов, что позволяет компании вести все расчеты в соответствии со спецификой учетной политики, принятой в конкретной организации.

Все начисления организации объединены в две большие группы, на основании которых устанавливаются принципы расчета:

• Основные начисления – это начисления, формирующиеся в течение определенного периода работы сотрудника (оплата по тарифным ставкам, оплата периодов отсутствия работника и пр.). Способы расчета основных начислений могут быть самыми различными.
• Дополнительные начисления – это начисления, формирующиеся единоразово, например, премии или дивиденды. Дополнительные начисления могут рассчитываться в виде процента от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям, либо указываться фиксированной суммой.

Кроме того, прикладное решение позволяет использовать в качестве основы для начисления прошлый месяц (например, для расчета ежемесячной премии, выплачиваемой по итогам прошлого месяца).

Для расчета основных начислений в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 содержатся различные формулы расчета:

• по тарифной ставке (месячной, дневной или часовой) за фактический период действия начисления
• сдельно за фактический период действия начисления
• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям)
• фиксированной суммой
• по среднему заработку для отпуска по календарным дням
• по среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней
• по среднему заработку для исчисления пособий по временной нетрудоспособности
• по среднему заработку (например, для оплаты командировок)
• доплата до среднего заработка
• как пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет
• как пособие по уходу за ребенком до 3 лет и др.

Также предусмотрены начисления по нескольким видам отпусков и нескольким видам простоев в рабочее время, удержания алиментов и др.

Кроме перечисленных видов пользователи могут добавлять неограниченное количество собственных видов начислений со всеми возможными способами расчета.

Если в компании используются сложные схемы мотивации, 1С:Зарплата и управление персоналом 8 предоставляет возможности для расчета зарплаты с использованием различных формул, включая математические функции max и min.

Для более точных взаиморасчетов с работниками при вводе начисления система позволяет указать, является ли оно доходом в натуральной форме. К доходам в натуральной форме, например, относятся проездные билеты, выдаваемые работникам предприятия. Доходы в натуральной форме, в отличие от доходов в денежной форме, не учитываются в денежных взаиморасчетах с работниками.

Также 1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет рассчитывать удержания:

• процентом (от сумм, начисленных по указанным базовым начислениям)
• для удержания по исполнительным документам (т.е. с предварительным уменьшением суммы базовых начислений на сумму налогов)
• фиксированной суммой

Налоги и взносы с оплаты труда

1С:Зарплата и управление персоналом 8 полностью обеспечивает автоматизированный расчет налогов и взносов, связанных с заработной платой. Исходная информация для каждого вида расчета содержится в описании вида начисления.

В описание включается исчерпывающий набор сведений, которые могут понадобиться при заполнении документов и отчетных форм. Например, для налога на доходы физических лиц указывается числовой код дохода, который будет использоваться при заполнении отчетности по НДФЛ.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает формирование всей необходимой отчетности по страховым взносам и НДФЛ в электронном и бумажном виде в рамках регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства.

Отражение начислений в регламентированном учете

1С:Зарплата и управление персоналом 8 обеспечивает подготовку данных для отражения начисленной заработной платы, налогов и взносов в бухгалтерском и налоговом учете, который может вестись с помощью программы 1С:Бухгалтерия 8.

Данные регламентированного учета выгружаются через систему обмена данными.

Перечисление зарплаты на лицевые счета работников

Обмен данными о перечисляемых суммах заработной платы происходит с помощью файлов формата XML. Для подготовки файла к отправке в банк, а также для считывания информации из файла, полученного из банка, предназначена обработка Импорт/экспорт операций по лицевым счетам.

Обработка позволяет в электронном виде передать в банк информацию, необходимую для открытия лицевых счетов работника, получить из банка подтверждение об их открытии с необходимыми параметрами лицевых счетов работников организации и затем организовать регулярное зачисление зарплаты на лицевые счета работников.

Кадровое планирование

Кадровое планирование является отправной точкой в процессе управления персоналом. Целями кадрового планирования являются:

• Определение человеческих ресурсов, необходимых компании для эффективной работы, и затрат, необходимых для обеспечения данными ресурсами, и их содержания
• Планирование необходимого количества сотрудников определенной квалификации в определенные сроки и формирование требований к службе подбора персонала

Процесс кадрового планирования можно представить в виде следующих этапов:

1. Сбор информации о потребностях компании и ее подразделений в человеческих ресурсах: в виде заявок, полученных от руководителей, либо в виде обобщенного плана от руководства компании
2. Формирование кадрового плана с перечнем вакансий: должностей, на которые нужно набрать сотрудников, и необходимого количества сотрудников
3. Описание должностей, на которые открыты вакансии: обязанности, квалификационные требования, компетенции, необходимые для эффективного выполнения обязанностей
4. Описание планируемых затрат на оплату новых сотрудников и планирование изменений ФОТ
5. Формирование задач для процесса подбора персонала: приоритеты и сроки заполнения вакансий с учетом актуальных задач и ресурсов компании
6. Исполнение кадрового плана: подбор персонала с регулярной отчетностью о ходе исполнения кадрового плана
7. Анализ качества исполнения кадрового плана за определенный период: скорость закрытия вакансии, затраты на подбор и др.

Кадровый план

Кадровый план является инструментом, позволяющим сотрудникам службы персонала формировать необходимую штатную структуру предприятия, как в разрезе юридических лиц, так и в разрезе центров финансовой ответственности. В кадровом плане содержится следующая информация:

• общее количество ставок по каждой должности
• количество занятых и вакантных ставок

Все изменения, внесенные в кадровый план, сохраняются в информационной базе. При необходимости руководитель службы персонала может посмотреть все изменения кадрового плана, внесенные за определенный период.

С помощью кадрового плана формируется штатное расписание, которое затем можно распечатать в стандартной форме.

Использование кадрового плана позволяет получать информацию о количестве свободных мест на предприятии, но этого недостаточно для процесса подбора персонала. Например, в кадровом плане имеется свободная ставка, но подбор нового сотрудника на данную позицию не планируется, т. к. эта вакансия будет закрыта переводом работника из другого подразделения компании. Обратная ситуация, когда работник планирует уволиться, и на его место необходимо искать замену. Но при этом свободных ставок в кадровом плане нет.

Мотивация и льготы

Управление мотивацией персонала является одним из основных процессов управления, который в той или иной форме существует в большинстве организаций. При этом данный процесс является одним из наиболее сложных. Задача управления мотивацией состоит в том, чтобы, используя оптимальное количество вложений в персонал, получать от сотрудников максимальную отдачу в соответствии с целями компании.

Для решения этой задачи компании необходимы гибкие инструменты, возможность комбинировать различные формулы и параметры для расчета вознаграждений, а также различные возможности использования и анализа вложений в нефинансовую составляющую (компенсационные пакеты, льготы и пр.).

Система вознаграждений, которая используется в организациях, складывается из трех основных элементов:

• основная оплата труда (базовый оклад, постоянная часть денежного вознаграждения)
• дополнительная оплата (премии, бонусы, переменная часть денежного вознаграждения за достижение различных показателей)
• социальные выплаты (социальный пакет)

Финансовая мотивация

Финансовая мотивация является основой управления персоналом. Многообразие типов бизнеса, особенности должностей и сочетаний задач в рамках должности требуют от информационной системы возможности применения для финансовой мотивации различных показателей и параметров расчета.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 содержит огромное количество различных показателей, которые могут использоваться при разработке формул для расчета зарплаты. Число показателей, которое может содержаться в системе, не имеет ограничений, и каждая организация может добавлять свои показатели в зависимости от политики мотивации. Система позволяет использовать в одной формуле расчета одновременно до 6 показателей, что дает возможность формировать сложные мотивационные схемы для разных должностей.

В прикладном решении реализована возможность применять для мотивации систему KPI. Прикладное решение позволяет задавать плановые и фиксировать фактические результаты по KPI и выстраивать систему мотивации с учетом отклонений фактических результатов от плановых.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 можно загружать значения показателей из других прикладных решений, разработанных на платформе 1С:Предприятие 8, а также из произвольных файлов различных форматов (dbf, xls, txt, mxl).

Анализ затрат на привлечение персонала

Привлечение персонала всегда связано с определенным расходованием денежных средств: на оплату размещения объявлений в специализированных изданиях, интернет-ресурсах, услуг кадровых агентств и др. Для регистрации затрат на привлечение персонала предназначен документ Учет затрат на источники персонала, в котором ведутся суммы затрат на каждый источник подбора (интернет-сайты, оплата кадровым агентствам и т. п.).

На основании этих данных формируется отчет Эффективность затрат на привлечение. Данный отчет позволяет рассчитать стоимость привлечения одного кандидата и среднюю стоимость затрат на привлечение по всем источникам подбора.

Анализ эффективности управления персоналом

Персонал является одним из ключевых ресурсов любой организации. Эффективное управление персоналом заключается в максимальном использовании кадрового потенциала компании с оптимальными затратами для достижения целей компании.

Показатели состояния персонала

Аналитическая отчетность по кадровому составу является основным инструментом, позволяющим руководству компании вести оперативный мониторинг состояния сотрудников организации и предвосхищать возможные проблемы управления персоналом, которые могут негативно сказаться на работе организации.

1С:Зарплата и управление персоналом 8 позволяет в автоматическом режиме получать отчеты по кадровому составу:

Коэффициент текучести кадров и среднесписочная численность	Движение кадров	Средняя численность сотрудников
Статистика кадров (половозрастные, социальные характеристики) и динамика изменения кадрового состава	Отчет по штатной расстановке, количественная и качественная укомплектованность	Отчет по отпускам (графики отпусков, использование отпусков, остатки отпусков и исполнение графика отпусков)

Управление начислениями

Инструмент Управление начислениями позволяет руководителю видеть целостную картину предлагаемых изменений зарплаты с тем, чтобы проводить анализ изменений и принимать по ним соответствующие управленческие решения.

Руководители подразделений, имеющие право корректировать зарплату своим сотрудникам, могут вносить предложения по изменению начислений самостоятельно. Руководитель, предлагающий изменение, может внести в информационную систему комментарии к нему. Таким образом, директор предприятия имеет возможность получить всю информацию, необходимую для принятия взвешенного решения.

Дополнительные сервисные возможности обеспечивают удобство при работе с данной информацией:

• Функция Настройка позволяет выбирать параметры, по которым будет формироваться представление информации: период для анализа, показатели начислений, валюту представления начислений, группы сотрудников, по которым представляется информация.
• Для удобства восприятия информации изменения начислений имеют разное визуальное представление. Зеленым цветом выделяются значения, увеличенные в текущем периоде, красным цветом – уменьшенные в текущем периоде. Курсивом выделены изменения, вступающие в силу только после утверждения. Серым цветом выделяются значения, недоступные для редактирования.