X

Обратная связь

1С:Документооборот 8 ПРОФ


Бесплатные презентации программных продуктов

Cущественное количество бесплатных часов услуг по автоматизации

Бесплатная установка программного продукта

Бесплатный электронный документооборот
Бесплатная трехмесячная подписка на ИТС

Бесплатная оценка индивидуальных проектов автоматизации

Бесплатная доставка программного продукта

Гарантия в течение всего срока договора


1С:Документооборот 8 ПРОФ Стоимость

Обновление программ 1С важно делать своевременно.

Новое в редакции 2.1 Конфигурации "Документооборот ПРОФ"
Введение
Работа с документами и файлами
Работа с процессами и задачами
Рабочее место «Задачи по проектам»
Нормативно-справочная информация
Управление проектами
Встроенная почта
Настройка уведомлений
Планирование и учет рабочего времени
Обмен данными
Настройка Прав доступа
Поддержка и обслуживание

Новое в редакции 2.1 конфигурации "Документооборот ПРОФ"

"1С:Документооборот" – это современная ECM-система (Enterprise Content Management) с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников.

В новой редакции 2.1:

  • упрощена настройка прав, значительно повышено быстродействие пересчета прав
  • переработан порядок расчета сроков процессов
  • появился учет переходящих из года в год дел
  • усовершенствован интерфейс с точки зрения юзабилити
  • добавлены другие новые функции и подсистемы

Интерфейс

  • Новый интерфейс настройки прав доступа
  • Добавление изображений через буфер обмена во всех основных формах со списком файлов
  • Доработан интерфейс работы с задачами

Документы и файлы

  • Возможность создавать внутренние документы без привязки к конкретной организации
  • Наименование документа по шаблону
  • Учет НДС в сумме документа
  • Просмотр всех документов по контрагенту
  • Отчеты "Всё по контрагенту" и "Лента контрагента"
  • Поддержка редактирования файлов одним и тем же пользователем с разных компьютеров
  • Отчет "Проверка целостности тома"

Процессы и задачи

  • Новый расчет сроков выполнения процессов
  • Шаблоны текстов для наименования и описания процессов и задач

НСИ

  • Учет переходящих из года в год дел
  • Учет товаров и услуг, настройка их автоматического заполнения
  • Настройка вида и шаблона документа в одном окне
  • Переименование корреспондентов в контрагентов

Совместная работа

  • Заметки
  • Новые способы доставки уведомлений: по SMS, всплывающим окном

Права доступа

  • Новый интерфейс настройки и администрирования прав доступа
  • Ускорение расчета прав при изменении настроек (в некоторых случаях зафиксировано десятикратное ускорение)
  • Повышение быстродействия ключевых действий пользователей
  • Ведение общих рабочих групп

Поддержка и обслуживание

  • Автоматическое создание связей в интегрированном прикладном решении

Введение

Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 2.1.1 от версии 2.0.19.

Работа с документами и файлами

Внутренние документы без привязки к организации

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы можно создавать внутренние документы без привязки к конкретной организации, входящей в состав предприятия.

Примером таких документов в холдингах/группах компаний могут быть политики (политика управленческого учета, политика информационной безопасности), бюджеты, справочные документы, некоторые виды заявок (в АХО, ИТ и др.)

Возможность облегчит интеграцию с другими прикладными решениями, где есть управленческие документы без привязки к организации (бюджеты в «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Управление Холдингом», HR-документы в «1С:Зарплата и управление персоналом» и другие).

Как настроить

Чтобы не указывать организацию в документе, в карточке вида внутреннего документа нужно отключить настройку Вести учет по организациям.

Отключение ведения учета по организациям для вида документа

После сохранения настройки поле Организация исчезнет из карточек документов выбранного вида.

Настройка устанавливается автоматически без возможности отключения, если для вида документа установлены следующие настройки:

  • Является договором
  • Вести учет по номенклатуре дел

Особенности работы

  • Если установить настройку, когда в информационной базе уже есть документы, c незаполненным реквизитом Организация, то программа предложит назначить этим документам организацию. От действия можно отказаться.
  • Если отключить настройку, когда в информационной базе уже есть документы с заполненным реквизитом Организация, то программа предложит очистить этот реквизит во всех документах вида. От этого действия отказаться нельзя.
  • Если существующим документам не была назначена организация, то попытка записать их позже вызовет ошибку «Не заполнена организация». Организацию придется указать вручную для каждого документа, что может быть трудоемко. Это можно исправить впоследствии, сняв флажок, снова установив его и согласившись с предложением программы.
  • При большом количестве документов для очистки и назначения организации лучше воспользоваться обработкой Групповое изменение реквизитов, запустив ее в то время, когда в информационной базе не идет интенсивная работа пользователей.
  • Если флажок в виде документа снят случайно и администратор согласился с очисткой организации, то это необратимое действие может затронуть много нужных документов.

Редактирование файлов с разных компьютеров

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы поддерживается редактирование файлов одним и тем же пользователем с разных компьютеров. Например, из офиса и из дома.

Если вы уже заняли файл для редактирования на одном компьютере, то при выполнении команд Закончить редактирование, Редактировать или Просмотреть с другого компьютера, программа предупредит вас о том, что файл уже занят и нужно закончить редактирование на первом.

Предупреждение о занятом файле

Выполнение команды Отменить редактирование с другого компьютера может повлечь за собой потерю данных, поэтому программа попросит вас подтвердить это действие.

Подтверждение отмены редактирования

Работа с процессами и задачами

Рабочий стол руководителя

Версии: КОРП, ДГУ.

Рабочий стол руководителя – окно, из которого можно быстро перейти в списки, необходимые в ежедневной работе руководителя: Задачи мне и Мои процессы.

Окно открывается при входе в программу и адаптировано для работы на планшете.

Окно «Рабочий стол руководителя»

Руководитель может перейти по следующим ссылкам:

  • Всего задач мне – открывает список всех задач, направленных руководителю. Общее число этих задач отображается в названии ссылки.
  • На рассмотрение, на согласование, на утверждение — открывают списки задач, направленных руководителю, отобранных по типу процесса. Соответственно, это задачи «Рассмотреть», «Согласовать» и «Утвердить».
  • Мои процессы — открывает список процессов, автором которых является руководитель.
  • Просроченные — показывает только просроченные процессы, автором которых является руководитель. Это первое, с чего нужно начинать работу – поинтересоваться причинами нарушения сроков.
  • Чтобы поставить задачу руководителю достаточно нажать на панели действий кнопку Поставить задачу, написать что сделать, кому и при необходимости установить срок исполнения.
  • Карточка новой задачи

Как настроить

По умолчанию рабочий стол руководителя не отображается.

Для настройки необходимо перейти в Главное меню, открыть Вид – Настройки начальной страницы, выбрать пункт Рабочий стол руководителя и сохранить настройки.

Настройка рабочего стола руководителя

После завершения настройки окно будет отображаться при входе в программу.

Эскалация задач

Версии: КОРП, ДГУ.

В новой версии программы можно автоматически выполнить или перенаправить задачи при наступлении определенного условия – эскалация задач.

За включение/отключение эскалации задач отвечает настройка Использовать эскалацию задач (Настройка программы – Процессы и задачи). Настройка доступна пользователю с полными правами.

Включение эскалации задач

Если настройка установлена, то ответственным за НСИ и пользователям с правами на управление бизнес-процессами станет доступна настройка правил эскалации задач.

Как настроить

Список всех настроенных правил можно открыть по команде Правила эскалации задач в меню раздела Управление процессами.

Настраивать правила эскалации задач удобно по гиперссылке в карточке шаблона процесса.

Команда настройки правил эскалации задач

По ссылке открывается список правил эскалации задач. На панели действий списка можно изменить приоритет правил и открыть отчеты. Для добавления нового правила предусмотрена кнопка Создать.

Для настройки правила эскалации задач в открывшейся карточке необходимо выполнить несколько шагов.

Шаг 1. Выбор действия На закладке Правило эскалации укажите наименование правила, ответственного сотрудника и выберите действие в поле Что делать.

Для правил эскалации задач доступны два основных действия: Выполнять автоматически и Перенаправлять.

Выбор действия для правила эскалации задач

Выполнять автоматически. Для автоматического выполнения можно сразу указать положительный или отрицательный результат.

Отрицательный результат доступен только:

  • для задач процесса приглашения: Пригласить и Ознакомиться с результатом приглашения
  • задачи Согласовать
  • задачи Утвердить

Перенаправлять. Перенаправить задачу можно на пользователя, роль или автоподстановку (например, непосредственному руководителю исполнителя).

Шаг 2. Выбор условия Выбранное на предыдущем шаге действие можно применить к следующим задачам:

  • просроченным на установленный срок
  • до завершения срока исполнения которых остался установленный срок
  • невыполненным за установленный срок

Например, если до исполнения задачи остался два дня, ее нужно перенаправить автору процесса.

Выбор условия для правила эскалации задач

Шаг 3. Выбор процесса На закладке Для процесса нужно привязать правило эскалации задач к определенному шаблону или типу процесса.

Выбор точки маршрута процесса для правила эскалации задач

В настройках можно указать только точку маршрута процесса. Например, только согласование в шаблоне внутреннего согласования договора аренды оборудования.

При выборе пункта без шаблона правило будет применяться ко всем процессам данного типа, у которых нет шаблонов.

Шаг 4. Дополнительные условия При необходимости можно расширить настройки правила эскалации задач дополнительными условиями. Для этого в карточке правила предусмотрена одноименная закладка.

Дополнительные условия могут быть следующими:

  • Автор является – не руководителем, руководителем подразделения, руководителем организации
  • Важность задачи – высокая, обычная, низкая
  • Исполнитель – пользователь или роль
  • Исполнитель входит в группу – рабочая группа
  • Исполнитель входит в подразделение
  • Исполнитель отсутствует и не разбирает задачи – да, нет
  • Принята к исполнению – да, нет
  • Проект
  • Условие маршрутизации

Произвольное условие – возможность задать произвольное условие по задаче в режиме конструктора или на встроенном языке «1С:Предприятия». Например, проверка условий по дополнительным реквизитам предметов задачи.

Как это работает

Для правил эскалации автоматически задается приоритет. Приоритет определяет порядок работы правил эскалации – если для одной задачи по условиям подходят несколько правил, то сработает правило с большим приоритетом.

Посмотреть и изменить приоритет правил можно в списке правил по шаблону и в общем списке правил эскалации задач.

Приоритет правил эскалации задач

Эскалация задач выполняется регламентным заданием Эскалация задач.

При выполнении автоматического перенаправления задачи добавляется комментарий Перенаправлено автоматически.

При автоматическом выполнении добавляется комментарий вида Согласовано автоматически, Исполнено автоматически и т. д.

Примечание

В справочник Отсутствия добавлен флаг Буду разбирать задачи, который влияет на срабатывание правил эскалации с условием Исполнитель отсутствует и не разбирает задачи.

Повышение удобства работы с задачами

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Для повышения удобства работы с задачами в интерфейс новой версии программы внесен ряд изменений.

Теперь если единственным основным предметом задачи является входящий, исходящий или внутренний документ, то в области просмотра списков и карточек задач отображается ключевая информация об этом документе. Например, сумма и срок действия договора.

Область просмотра списка «Задачи мне»

В область просмотра окна Мои процессы добавлены следующие реквизиты:

  • описание задачи
  • ключевые поля документа-предмета задачи
  • список предметов процесса
  • статус выполнения задач процесса
  • Область просмотра списка «Мои задачи»

В области просмотра списка Мои процессы клик по исполнителю задачи теперь откроет меню, из которого можно:

  • написать письмо
  • задать вопрос исполнителю задачи
  • открыть карточку задачи
  • открыть карточку пользователя
  • Область просмотра списка «Мои процессы»

Сроки выполнения процессов

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы сроки в процессах задаются отдельно для исполнителей и проверяющих.

Для этого в зависимости от типа процесса в его карточке отображаются следующие поля:

  • Срок (исполнения, регистрации, утверждения и т. д.) – срок выполнения задачи исполнителем
  • Срок проверки – срок выполнения задачи проверяющим в процессе Исполнение
  • Срок обработки результата – срок выполнения задачи «Ознакомиться с результатом выполнения»

В процессах с несколькими исполнителями расчет срока зависит от порядка исполнения. В процессах Исполнение и Согласование с параллельным выполнением задач при установке срока одному исполнителю, другим срок проставляется автоматически. При последовательном или смешанном выполнением задач – только одному. В других процессах (Ознакомление, Приглашение) срок всегда проставляется для всех участников.

Использование времени в сроках процессов

В настройках программы на закладке Процессы и задачи можно установить флажок Использовать время в сроках задач. Если флажок установлен, в поле Срок карточке процессов можно указывать даты с точностью до минут.

Теперь для всех процессов можно задать как относительный, так и точный срок (датой). При этом в процессах сохраняются оба срока, а при установке одного срока второй рассчитывается автоматически.

Точный и относительный срок в карточке процесса

Теперь относительный и точный срок задаются в одном поле. Относительный срок можно ввести с клавиатуры либо воспользоваться кнопками . Точный срок также можно либо ввести с клавиатуры, либо воспользоваться окном выбора.

Окно установки сроков процесса

При вводе срока с клавиатуры программа понимает различные комбинации. Например, если ввести 1 д 2 ч, программа распознает срок как 1 день 2 часа. Если ввести одну цифру, программа распознает ее как количество дней.

Ввод срока с клавиатуры

  • Общий срок исполнения
  • У всех типов процессов, за исключением решения вопросов выполнения задач, есть общий срок исполнения.

Теперь общий срок процесса рассчитывается автоматически исходя из сроков исполнения задач участниками, проверки/обработки результатов и планового количества циклов.

Общий срок в карточке процесса

Если заданы точные сроки участников процесса, то общий срок исполнения рассчитывается с учетом одного цикла.

Если срок исполнения для участников указан некорректно, то общий срок не рассчитывается. Например, если при последовательном исполнении указать одну и ту же дату для двух исполнителей.

Для контролеров срок всегда равен общему сроку исполнения процесса. При изменении срока исполнения процесса автоматически меняется и срок контроля.

Количество циклов при расчете сроков

Теперь для цикличных процессов можно указать плановое количество циклов. Это количество учитывается при автоматическом расчете общих сроков процесса.

Плановое количество циклов процесса

Если для исполнителя срок был задан датой, то срок процесса рассчитывается только для одного цикла.

Сроки исполнения составных и комплексных процессов

Срок исполнения для комплексных и составных процессов определяется сроками и порядком выполнения их действий.

Если в одном из действий не определен срок исполнения, то не будут рассчитаны сроки всех последующих действий комплексного процесса и общие сроки комплексного или составного процесса.

Возможность указать относительные и точные сроки появилась и у комплексных процессов, созданных не по шаблону.

В сложных комплексных процессах, созданных по шаблону, и в самих шаблонах по умолчанию отображается и рассчитывается только относительный срок исполнения. Чтобы рассчитать точный срок, в карточке комплексного процесса и в карточке шаблона комплексного процесса предусмотрена кнопка Рассчитать.

Расчет  точных сроков комплексного процесса, созданного по шаблону

Для комплексных процессов, созданных с нуля, срок отображается, как и в других процессах, – датой.

При обработке запроса на перенос срока из другого узла распределенной информационной базы, срок можно перенести только в карточке процесса.

Программа напомнит о необходимости выполнить это действие сообщением.

Использование графиков работ

При расчете сроков процессов учитываются графики работ.

Если указан конкретный исполнитель, то учитывается его график работы. Если конкретный исполнитель не указан, программа использует общий график работ.

Программа разрешает вводить точные сроки, которые выходят за рамки рабочего дня сотрудника. При вводе такого срока выдается предупреждение.

Предупреждение о назначении срока в нерабочее время

Фиксация сроков перед стартом процессов

Все установленные на этапе создания процесса сроки фиксируются перед его стартом. После старта эти сроки можно поменять в карточке процесса только вручную. Это обеспечивает контроль сроков запущенных процессов в списках и отчетах.

Ознакомление с результатами выполнения

Задачи ознакомления с положительным результатом создаются после завершения процесса. У таких задач нет срока исполнения, и они не препятствуют запуску следующих действий комплексных или составных процессов.

Перенос сроков

В новой версии программы при выполнении задачи Рассмотреть перенос сроков теперь нет необходимости открывать карточку процесса – срок изменится автоматически при выполнении задачи.

При выполнении задачи переносится срок только одной задачи. Перенести срок сразу нескольких задач можно вручную в карточке процесса.

Если перенос срока увеличивает общий срок процесса, то программа покажет список процессов, сроки которых будут перенесены вместе с текущим. Чтобы автоматически заменить сроки нажмите Продолжить, чтобы отказаться от изменения сроков – Отмена.

Перенос срока исполнения процессов

При обработке запроса на перенос срока из другого узла распределенной информационной базы, срок можно перенести только вручную в карточке процесса.

Программа напомнит о необходимости выполнить это действие сообщением.

Перенос срока исполнения процессов

При ведении учета переноса сроков теперь учитывается перенос каждой задачи и каждого процесса.

Причину переноса сроков теперь можно посмотреть в карточке любого процесса, если у него поменялся срок исполнения. Для этого в меню Еще предусмотрена команда История переноса сроков.

Отложенные процессы и повторение

В новой версии программы изменен порядок настройки отложенного старта процессов:

  • теперь отложенный старт участвует в расчете общего срока процесса
  • при настройке процесса настраивается дата отложенного старта (Еще – Установить дату отложенного старта)
  • процесс направляется в очередь для отложенного старта только по кнопке Отложить старт и закрыть

При повторении процессов теперь используются относительные сроки, зафиксированные в исходном процессе.

Обязательные условия выполнения задач

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы можно задать условия, до выполнения которых задачу нельзя будет пометить как выполненную. Например, при регистрации документа проверять, что к нему приложена скан-копия оригинала. Если такого файла нет, не разрешать выполнение задачи регистрации.

Условия настраиваются в карточке шаблона процесса на соответствующей закладке: Проверка согласования, Проверка исполнения, Проверка регистрации и т.д.

Список условий проверки выполнения задач

Для проверки можно задать любой набор условий, при соблюдении которых выполнение задачи становится невозможным, и сообщение пользователю. В тексте сообщения можно использовать ссылки на предмет задачи.

Например, по договору аренды есть задача «Оценить риски». При выполнении этой задачи можно настроить проверку: если дополнительный реквизит Риски не заполнен у вида документа Договор аренды оборудования, то пользователю нужно показать сообщение «Требуется указать оценку рисков по договору аренды <Имя>».

Сообщение по результатам проверки выполнения задач

Условие можно настроить в режиме конструктора, на встроенном языке «1С» или комбинацией из других условий.

Проверка прав при старте процесса

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Теперь при старте процесса программа проверяет, достаточно ли у участников прав для выполнения задач.

Если хотя бы у одного участника таких прав нет, автор процесса получит сообщение и не сможет стартовать процесс до решения вопроса с правами.

Сообщение программы при старте процесса

Если включен фоновый старт процессов и у участников процесса не окажется прав на предметы, то процесс стартует, а автор получит уведомление.

Такая же проверка прав проводится при добавлении новых предметов в процесс, при перенаправлении задач, при запуске действий комплексных процессов.

Шаблоны текстов для наименования и описания процессов и задач

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы при создании процессов и выполнении задач можно выбрать текст наименования, описания и комментария из ранее созданного шаблона.

Для этого в полях Наименование, Описание и Комментарий появилась кнопка выбора (также открывается с помощью комбинации клавиш F4).

Выбор шаблона наименования процесса

В открывшемся окне можно выбрать шаблон текста из списка или создать новый шаблон. По умолчанию шаблоны текста персональные, но с помощью флажка Общий шаблон можно открыть доступ другим сотрудникам организации.

В поле Наименование карточки процесса работает автоподбор по текстам шаблонов.

Рабочее место «Задачи по проектам»

Версии: КОРП, ДГУ.

В новой версии программы появилось рабочее место Задачи по проектам. Окно доступно только руководителям проектов и открывается по одноименной команде в меню раздела Совместная работа.

В окне отслеживается состояние задач в разрезе проектов:

  • просроченные задачи
  • задачи в работе
  • распределение задач по участникам проектов
  • Рабочее место «Задачи проекта»

По представленным данным руководителю проектов удобно быстро понять, как обстоят дела с его проектами, оценить ход их выполнения, узнать, нет ли просроченных задач, какова загрузка сотрудников и др.

Клик по ссылке Проектная задача открывает ее карточку.

Из контекстного меню дерева исполнителей можно открыть карточку и план проекта.

Команды контекстного меню списка «Задачи проекта»

Нормативно-справочная информация

Переименование корреспондентов в контрагентов

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы справочник Корреспонденты переименован в Контрагенты.

Это связано с использованием аналогичного названия в других прикладных решениях на платформе «1С:Предприятие» и в других ECM и СЭД продуктах.

Особенности работы

При обновлении на «1С:Документооборот» версии 2.1 необходимо проверить и, при необходимости, переименовать вручную объекты, в которых использовалось название справочника Корреспонденты. Это могут быть:

  • дополнительные свойства и варианты отчетов, созданные при внедрении
  • условия маршрутизации и правила автозаполнения шаблонов файлов, написанные на встроенном языке

Отчеты по контрагенту

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Теперь по контрагенту можно сформировать следующие отчеты:

  • Всё по контрагенту
  • Лента контрагента

Всё по контрагенту – отчет открывает список данных, в которых контрагент фигурирует в качестве отправителя, получателя и контрагента. Это могут быть входящие, исходящие и внутренние документы, проекты (Версия КОРП), мероприятия (Версия КОРП), письма (Версия КОРП).

Лента контрагента – отчет в хронологическом порядке показывает всю работу с контрагентом в информационной базе.

Отчеты открываются из меню Получить на панели действий карточки контрагента.

Отчеты по контрагенту

Письма по контрагенту включают в себя как переписку с самим контрагентом (почтовый адрес, указанный в карточке контрагента), так и с его контактными лицами, если они заведены.

Документы по контрагенту

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Теперь из карточки контрагента можно посмотреть все документы по контрагенту.

Для этого на панели навигации предусмотрена команда Документы.

Команда получения отчетов из карточки контрагента

Откроются списки входящих, исходящих и внутренних документов, в которых контрагент фигурирует в качестве «отправителя», «получателя» и «контрагента».

В списках работать с документами в разрезе контрагента. С помощью команд контекстного меню можно Создать, Скопировать, Изменить и найти документ.

Настройки вида и шаблона документа в одном окне

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы при создании вида документа можно сразу добавить к нему шаблон документа и настроить автоматическое заполнение файлов. Теперь все эти настройки доступны в одном окне.

Карточка вида документа

На закладке Вид документа указываются настройки вида, задается нумерация и этапы обработки документа.

На закладке Шаблон документа настраивается шаблон, заполняются реквизиты, прикрепляются файлы и вводятся другие необходимые данные: список согласующих лиц, список товаров и услуг, рабочая группа, категории.

Примечание

В новой версии программы создавать и изменять шаблоны документов могут только ответственные за НСИ.

Если для вида документа настроено несколько шаблонов, то на закладке Шаблон документа отображается их список, а в заголовке – их количество.

Команды Правила автозаполнения файлов и Шаблоны документов по умолчанию скрыты из интерфейса программы. Теперь всю работу по настройке шаблона документа и заполнения файлов рекомендуется вести через карточку вида документа.

Настройка автоматического заполнения шаблонов файлов

По ссылкам Не настроено или Открыть в колонке Настройка заполнения списка файлов шаблона открываются настройки автоматического заполнения приложенных файлов.

Настройка заполнения файла шаблона реквизитами

В новой версии программы настройка заполнения файлов шаблона упрощена.

Теперь при настройке заполнения шаблонов файлов формата doc и docx достаточно отметить нужные поля на закладке Реквизиты, и программа автоматически создаст их в файле.

Если в сохраненной настройке убрать флаг реквизита, то программа автоматически удалит его поле из шаблона файла.

Настройка скриптов для заполнения файла

После сохранения настроек программа автоматически добавит специальные поля для замены в шаблон файла.

Особенности перехода на новую версию программы

Раньше шаблоны файлов для автоматического заполнения хранились в списке Файлы, теперь они прикреплены к шаблону документа. При переходе на «1С:Документооборот» версии 2.1 имеющиеся файлы будет автоматически перенесены в шаблоны документов, с которыми они связаны.

Если в информационной базе есть шаблоны документов, в которых не указан Вид документа, то такие шаблоны не будут отображаться в карточках видов документов. Чтобы их найти, необходимо вручную вывести в меню раздела Нормативно-справочная информация команду Шаблоны документов, открыть список и привязать все шаблоны к видам документов.

Учет товаров и услуг

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Теперь для внутренних документов можно вести учет товаров и услуг и настраивать заполнение шаблоны файлов этими реквизитами. Это позволит быстро составлять дополнительные соглашения, счета, сметы, спецификации и другие документы с заполненным списком товаров и услуг.

Справочник Товары и услуги доступен по одноименной команде в меню раздела Нормативно-справочная информация.

Права на заполнение справочника по умолчанию есть у ответственного за НСИ. Список товаров и услуг можно группировать, указывать единицы изменения и цены.

Справочник «Товары и услуги»

Список товаров и услуг для документов одного вида

Учет товаров и услуг включается в карточке вида внутреннего документа настройкой Вести учет товаров и услуг.

Настройка учета товаров и услуг

Если настройка установлена, то в шаблоне документа появится закладка Товары и услуги, куда можно ввести перечень часто используемых в документах данного вида позиций. Данные автоматически появятся в новых документах этого вида. Например, для вида документа Договор подряда на ремонт можно указать Услуги по ремонту офиса, Стройматериалы и прочее.

Товары и услуги можно создать здесь же с помощью кнопки Добавить на командной панели или выбрать из уже существующей номенклатуры с помощью кнопки Подобрать. Элементы из списка Все товары, услуги можно перетаскивать, переносить двойным щелчком мыши или использовать кнопку.

Если созданному не по шаблону документу назначили вид с включенной настройкой Вести учет товаров и услуг, то закладка Товары и услуги появится в карточке документа.

Автозаполнение списка товаров и услуг

Если к шаблону документа приложен файл в формате Microsoft Word, то для него можно настроить автоматическое заполнение списка товаров и услуг.

Для этого на закладке Файлы карточки вида документа предусмотрена колонка Настройка заполнения.

Настройка автозаполнения файла

Для настройки заполнения выполните несколько шагов.

Шаг 1. Выбор реквизитов для заполнения. Нажмите на гиперссылку Не настроено, при этом откроется список всех реквизитов документа. Например, Дата создания, Сумма документа и другие. Для заполнения таблицы Товары в шаблоне документа предусмотрена группа Список товаров и услуг.

Установите флажки напротив реквизитов, которые вы хотите перенести в файл.

Настройка заполнения файла

Если вы отметили реквизиты группы Список товаров и услуг, то в файл будет добавлена таблица Товары. Обратите внимание на особенности ее заполнения:

  • Таблица состоит из двух строк: заголовок с соответствующим стилевым оформлением и заполняемые поля. Важно, чтобы в таблице всегда присутствовали эти строки. В противном случае заполнение выполняться не будет.
  • Если в файле шаблона есть заполняемая таблица, а в карточке документа список Товары и услуги не заполнен, то после заполнения вы получите пустую таблицу.

Шаг 2. Расстановка полей в документе. Новые поля в шаблоне файла нужно вручную расставить по тексту и настроить оформление (шрифт, размер шрифта и прочее).

Обратите внимание на важную деталь: заполненные поля нужно именно переносить, а не копировать. То есть использовать конструкцию Вырезать – Вставить. При копировании полей заполнение работать не будет.

Поля, автоматически добавленные в шаблон документа

Автоматическое заполнение полей в файлах документа может занять некоторое время, так как программа работает с приложением Microsoft Word. Скорость заполнения зависит от версии Microsoft Word, размера файла, его формата и характеристик вашего персонального компьютера.

Шаг 3. Проверка настройки. После сохранения настройки все новые документы данного вида будут содержать этот файл с уже заполненным списком товаров и услуг. Список можно редактировать.

Редактирование настройки заполнения, шаблона документа и добавленных новых полей ничем не ограничено.

Обмен списком товаров и услуг

В «1С:Документообороте» версии КОРП после выхода других типовых конфигураций с новым планом обмена появится возможность интеграции списка товаров со справочником Номенклатура других учетных систем.

При необходимости можно использовать правила обмена в составе дистрибутива «1С:Документооборота» (папка Синхронизация данных) для выгрузки номенклатуры и единиц измерения с помощью встроенной обработки Универсальный обмен данными в формате XML, не дожидаясь выхода прикладных решений, в которых это будет реализовано автоматически. Это можно сделать не только для типовых решений, но и для интеграции с любыми другими конфигурациями.

Особенности работы при ведении учета по статьям ДДС

Версии: КОРП, ДГУ.

Если по документу ведется учет по нескольким статьям ДДС, то при редактировании списка товаров общая сумма документа изменится автоматически, а сумма, распределенная по статьям ДДС, при этом может остаться прежней. Тогда при записи возн

Учет НДС

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Теперь в программе можно учитывать НДС в сумме документа.

За включение учета НДС отвечает настройка Является плательщиком НДС:

  • если в программе ведется учет по одной организации, настройка расположена в Настройка и администрирование – Настройки программы – Данные предприятия
  • если ведется учет по нескольким организациям, то настройка расположена в карточке организации

Включение учета по НДС

Если настройка включена, то в карточке внутренних документов появятся следующие реквизиты:

  • в т.ч. НДС на закладке Реквизиты
  • колонки %НДС и Сумма НДС на закладке Товары и услуги
  • колонка в т.ч. НДС в списке статей денежных средств

Суммы с НДС рассчитываются автоматически

Учет НДС в списке товаров и услуг документа

Наименование документа по шаблону

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Теперь в шаблоне внутреннего, входящего и исходящего документа можно создать шаблон наименования документа. С его помощью можно автоматически формировать названия документов по заранее установленному образцу без возможности их отредактировать. Это позволит повысить качество наименования документов на предприятии и добиться их унификации.

При изменении реквизита, участвующего в шаблоне наименования, он автоматически изменится в наименовании документа. Например, измененный регистрационный номер документа автоматически изменится и в наименовании.

Как настроить

Откройте карточку вида документа на закладке Шаблон документа, на закладке Реквизиты документа нажмите на кнопку выбора (или F4) в поле Наименование документа.

В открывшемся окне из списка представленных реквизитов документа составляется шаблон его наименования. Отображаются как основные, так и дополнительные реквизиты документа.

Для создания шаблона перенесите нужные поля из правой колонки в левую, разделите их любыми символами и сохраните настройки. Например: [Вид документа] с [Контрагент] № [РегистрационныйНомер] от [ДатаРегистрации]. Обратите внимание, что специальные скобки «[]», в которые заключены автозаполняемые поля, нельзя удалять.

Создание шаблона наименования документа

После сохранения настроек наименования документов данного вида будут формироваться автоматически по шаблону и будут недоступны для редактирования.

Если в момент создания документа какой-либо реквизит не задан, например не заполнен регистрационный номер или контрагент, то при формировании наименования, программа «пропустит» это поле. Но когда «пропущенный» реквизит документа будет заполнен, то он автоматически появится и в наименовании.

Учет переходящих из года в год дел

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы можно ввести учет дел, переходящих из года в год. Это могут быть личные дела, дела, включающие устав организации, регистрационно-учетные журналы, дела длительного формирования и другие.

Переходящим считается дело, которое действует более одного года.

Теперь в конце года переходящие дела не нужно закрывать. При создании новой номенклатуры дел переходящие дела связываются автоматически, что позволяет списывать документы по действующей номенклатуре дел в незакрытые переходящие дела прошлых лет.

Новые тома переходящего дела открываются со сквозной нумерацией.

Переходящие дела можно передать в архив или на уничтожение (документами Передача дел в архив и Уничтожение дел). Расчет периода хранения томов переходящего дела ведется от даты закрытия его последнего тома. Соответственно, если переходящее дело открыто в 2011 году, а последний том дела закрыт в 2015, то период хранения всех томов этого дела будет отсчитываться от 2015 года.

Создание дел

В новой версии программы для быстрого заведения дел по утвержденной номенклатуре выбранного года в меню Еще списка Дела (тома) предусмотрена команда Создать дела по номенклатуре. Раньше создание выполнялось вручную.

Создание дел по утвержденной номенклатуре

В открывшемся окне достаточно указать год, организацию, подразделение и отметить позиции утвержденной номенклатуры дел, по которым нужно создать новые дела.

Создание дела по номенклатуре прошлых лет

Карточки дел будут автоматически заполнены данными из номенклатуры (например, наименование, подразделение, организация, номер тома и др.).

Если по выбранным позициям номенклатуры есть переходящие дела, то программа не даст создать такое же новое дело. В переходящих делах нужно создавать новые тома через общий список дел.

Добавление изображений через буфер обмена

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Раньше картинку из буфера обмена можно было добавить только во вложение или тело исходящего HTML-письма.

Теперь это можно сделать во всех основных формах со списками файлов:

  • в карточке входящего, исходящего, внутреннего документа
  • сообщении форума
  • карточке мероприятия
  • карточке вопросов выполнения задач

Для вставки картинки в списках файлов появилась кнопка  или можно по-прежнему использовать комбинацию клавиш Ctrl + Shift+V.

Управление проектами

Управление проектами по контрольным точкам

Версии: КОРП, ДГУ.

В «1С:Документообороте» версии 2.1.0 управление проектами по контрольным точкам работает в экспериментальном режиме. Механизм будет развиваться в следующих версиях программы.

Контрольные точки – это инструмент контроля плана проекта. Их можно использовать как вместе с планом проекта в виде СДР (Структурной декомпозиции работ), так и вместо него.

Использование контрольных точек заключается в трех шагах:

  • Настроить список контрольных точек
  • Проводить еженедельную оценку вероятности успешного прохождения каждой контрольной точки
  • Контролировать точки по уровням контроля

Как настроить

За включение/отключение учета по контрольным точкам отвечает настройка Использовать контрольные точки (Настройка и администрирование – Настройка программы – Проекты и трудозатраты).

Настройка использования контрольных точек

Если настройка включена, то на панели действий карточек проектов и видов проектов появится команда перехода к контрольным точкам – КТ.

Уровни контроля используются для контроля проектов с различной детализацией и могут быть, например, такими:

  • Стратегический
  • Тактический
  • Оперативный

За настройку уровней контроля отвечает ссылка Уровни контроля (Настройка и администрирование – Настройка программы – Проекты и трудозатраты).

Контрольные точки проекта

Список контрольных точек проекта можно открыть командой КТ из списка проектов или из карточки проекта.

Список контрольных точек показывает:

  • группы контрольных точек
  • контрольные точки выбранной группы
  • сводку о состоянии контрольных точек

Список контрольных точек проекта

Контрольные точки проекта доступны для просмотра всем, кому доступен сам проект.

Права на добавление новых контрольных точек и групп есть только у руководителя проекта, его руководителей и делегатов.

Карточка контрольной точки

Номер первой контрольной точки проекта вводится вручную, далее номера присваиваются контрольным точкам автоматически. В качестве шаблона для нарастающей нумерации программа будет использовать формат первой контрольной точки.

Контрольные точки можно заносить в календарь и отправлять по почте. Для этого в карточке контрольной точки предусмотрено меню Создать на основании.

Оценка вероятности успешного прохождения контрольных точек

Управление по контрольным точкам основано на еженедельной оценке вероятности успешного прохождения контрольной точки в плановый срок. Оценка выполняется ответственным за каждую контрольную точку.

Для оценки выберите в списке одну или несколько контрольных точек и выполните команду Оценить.

Оценка вероятности успешного прохождения контрольной точки

В открывшемся окне нужно добавить комментарий, указать дату и выбрать одну из трех предусмотренных оценок:

  • В срок
  • Есть несущественные риски
  • Под угрозой

Оценка будет сохранена. При этом программа хранит только одну оценку за каждую неделю. Предыдущие оценки за эту неделю будут удалены.

Посмотреть историю оценок можно по каждой контрольной точке в отдельности (гиперссылка Оценки в карточке контрольной точки) или по всем контрольным точкам проекта (команда Все оценки в меню Еще списка контрольных точек проекта).

Руководитель проекта может запросить список оценок.

Контрольные точки, которым необходимо выставить оценку, помечаются вопросительным знаком. Ответственным на почту приходит специальное уведомление о том, что несколько контрольных точек ожидают оценки.

История оценок

Окно истории оценок показывает динамику оценок по всем контрольным точкам проекта за последние три недели. С его помощью можно понять текущее положение дел и найти точки, которые перешил из оценки В срок в оценку Под угрозой. Такие точки являются предметом особенного внимания.

Анализ динамики оценок

В этом окне удобно ставить оценки точкам за ту или иную неделю. Для этого в колонке, соответствующей нужной вам неделе, выберите контрольные точки и нажмите кнопку Оценить.

Выгрузка и загрузка контрольных точек

Сформированный список контрольных точек можно выгрузить в XML-файл и загрузить как шаблон. Для этого:

  • Откройте список контрольных точек проекта
  • Выполните команду Еще – Выгрузить
  • Выберите имя файла
  • Откройте карточку вида проекта
  • Выполните команду Еще – Загрузить

Работа сотрудников с контрольными точками

Участники проектов работают с контрольными точками в окне Мои контрольные точки. Окно можно открыть командой Главное – Мои контрольные точки через меню функций.

Шаблон контрольных точек проекта

В карточке контрольной точки указываются те же реквизиты. Срок исполнения указывается не конкретной датой, а длительностью в рабочих днях, часах и минутах.

При заполнении списка контрольных точек для проекта по этому шаблону длительность будет преобразована в конкретные даты по графику работы (общему или графику проекта, если он указан).

Карточка контрольной точки

Для добавления группы контрольных точек используйте контекстное меню списка групп.

Чтобы заполнить контрольные точки конкретного проекта по этому шаблону откройте список контрольных точек проекта и выполните команду Еще – Заполнить по шаблону. При заполнении по шаблону существующие контрольные точки проекта будут помечены на удаление.

Встроенная почта

Версии: КОРП, ДГУ.

Синхронизация отправленных писем по IMAP

В новой версии программы письма, отправленные по внешней маршрутизации, отображаются не только в папке Отправленные встроенной почты «1С:Документооборота», но и в любом другом почтовом клиенте, через который работает пользователь (MS Outlook, The Bat! и прочие).

Отправленные письма синхронизируется с другими почтовыми клиентами как при использовании легкой, так и при использовании встроенной почты «1С:Документооборота».

Как настроить

Чтобы включить синхронизацию папки Отправленные в карточке учетной записи необходимо включить настройку Сохранять копию исходящего письма в папке "Отправленные". Настройка доступна, если в информационной базе ведется получение писем по протоколу IMAP.

Если настройка включена, то при отправке письма в папке Отправленные создается копия исходящего письма. Соответственно другие пользователи могут работать с этим почтовым ящиком в другом почтовом клиенте и видеть все письма – и входящие, и исходящие.

Настройка учетной записи встроенной почты

Добавление получателей списком

Теперь команда Добавить получателей списком работает не только если указано имя с email вида «Иванов Иван ivan@mail.ru», но и если указаны только фамилия или ФИО сотрудника, например «Иванов» или «Иванов Иван Сергеевич».

Обратите внимание: поиск ведется только по пользователям информационной базы.

Если по указанной фамилии или ФИО программа найдет несколько пользователей или не найдет ни одного, вы получите уведомление с рекомендациями по дальнейшим действиям.

Отзыв писем

Теперь, если вы отправили письмо по ошибке, например, указали не того адресата, забыли прикрепить файл или уточнить какую-либо информацию, то это письмо можно отозвать.

Для этого в контекстном меню списка отправленных писем появилась команда Отозвать письмо. Также команда доступна в меню Еще – Письма карточки письма.

Команда отзыва писем

Особенности отзыва писем:

  • если письмо было отправлено по внутренней маршрутизации, то программа отзовет его у всех получателей следующим образом
  • если внутренний получатель не успел ознакомиться с письмом, то содержимое письма будет очищено
  • если внутренний получатель успел ознакомиться с письмом, содержимое письма не очищается, но адресат получит уведомление от автора об отзыве письма
  • если письмо было отправлено по внешней маршрутизации, то содержимое письма не очищается, но адресат получает уведомление от автора об отзыве письма

Повышение удобства форматирования HTML-писем

По результатам проведенных юзабилити-тестов редактирование HTML-писем доработано следующим образом:

  • при изменении шрифтов программа предлагает выбрать из самых часто используемых вариантов
  • выбор шрифта HTML-письма
  • новые кнопки для изменения размера шрифта
  • новая палитра для выбора цвета текста и фона

Выбор цвета текста и фона HTML-письма

Кнопка Очистить формат  устанавливает заданные по умолчанию значения шрифта и цвета текста.

Перенаправление писем

Иногда необходимо «переложить» письмо в другой почтовый ящик без отметки о пересылке. Например, если вы получили письмо по ошибке или в ваши обязанности входит перераспределение общей почты по ответственным.

В новой версии программы такие письма можно перенаправить. При этом получатель увидит исходное письмо с неизменным текстом, адресом отправителя и вложениями, без какого-либо признака пересылки.

Для перенаправления в контекстном меню списка писем и в меню Еще – Письма в карточке письма предусмотрена команда Перенаправить (или горячая клавиша Ctrl+E).

Команда перенаправления письма

Обратите внимание: перенаправить письмо можно только по внутренней маршрутизации.

По умолчанию перенаправление отключено. За его включение отвечает настройка Разрешить перенаправление писем (Настройка и администрирование – Настройка программы – Почта).

Настройка перенаправления писем

Вложенные письма

В новой версии программы можно отправлять вложенные письма. Для этого предусмотрено три способа:

  • перетащить письмо в список прикрепленных файлов исходящего письма
  • в контекстном меню списка файлов выполнить команду Добавить письмо
  • в контекстном меню списка писем выполнить команду Переслать как вложение

Добавление письма вложением

При получении вложенное письмо отображается в списке прикрепленных файлов, и его можно открыть для просмотра.

Вложенное письмо можно отправить внешним адресатам, работающим в других постовых клиентах. При получении вложенное письмо также отображается в списке прикрепленных файлов.

Просмотр вложенного письма

Пересылка писем

В новой версии программы для быстрой обработки почты добавлены следующие команды:

  • Переслать предыдущему
  • Переслать с копией автору

Команды пересылки писем

Команды расположены в контекстном меню списка писем и в меню Еще – Письмо карточки письма.

Пересылка предыдущему адресату

В новой версии программы можно быстро выбрать одного из адресатов, между которыми пересылалось письмо.

Например, руководитель получил письмо с описанием проблемы и переслал его подчиненному с просьбой разобраться. После решения вопроса подчиненный может выполнить команду Переслать предыдущему и сразу ответить отправителю исходного письма, не теряя время на пересылку руководителю или копирование адреса из истории письма.

После выполнения команды Переслать предыдущему:

  • один предыдущий адресат автоматически подставится в список получателей
  • либо программа предложит выбрать среди нескольких адресатов предыдущего письма

Выбор адресатов предыдущего письма

Пересылка с копией автору

В новой версии программы можно переслать письмо другому сотруднику, но с копией автору.

Например, руководитель получил письмо с просьбой обсудить какой-либо вопрос и хочет поручить это подчиненному. Теперь с помощью команды Переслать с копией автору можно в один клик:

  • переслать письмо подчиненному с поручением «Обсудить вопрос с автором письма»
  • и известить автора письма, что его вопросом будет заниматься другой сотрудник

Шаблоны писем

В новой версии программы появились шаблоны писем, которые удобно использовать для однотипных рассылок или, например, согласования отпусков.

Как создать

Шаблон создается на основании писем. Для этого в списке и карточке письма в меню Еще – Письмо нужно выполнить команду Сохранить как шаблон. При этом в шаблон переносятся все реквизиты письма (закладка Письмо):

  • адресаты
  • тема
  • текст письма
  • файлы
  • проект
  • предмет
  • важность

Создание шаблона на основании письма

В тексте шаблона письма можно указать и шаблон даты (день, час, минута), который автоматически заполнится в момент создания письма.   Для этого на командной панели нужно выполнить команду Текст – Вставить шаблон времени.

После этого на закладке Шаблон необходимо указать реквизиты шаблона и при необходимости настроить к нему общий доступ. Шаблон письма можно сделать доступным для отдельных сотрудников, отделов, групп пользователей или всех сотрудников компании.

Создание нового шаблона письма

Как использовать

Письмо по шаблону можно создать двумя способами:

  • из списка писем – по команде Еще – Письмо – Создать по шаблону
  • из карточки исходящего письма – по команде Еще – Письмо – Заполнить по шаблону

Ограничение для подбора адресатов исходящего письма

Теперь в настройках встроенной почты можно установить ограничение для автоподбора адресатов в исходящем письме.

Ограничение позволит исключить лишних адресатов при автоматическом подборе, оставив только перечисленных в персональных настройках.

Как настроить

Чтобы установить ограничение необходимо:

  • Перейти в Настройка – Встроенная почта – закладка Автоподбор адресатов
  • Установить флажок Использовать свой список для автоподбора
  • Указать пользователей, которые должны участвовать в поиске. В список можно добавлять как отдельных пользователей, так и подразделения

Список адресатов для автоподбора

Также в новой версии программы при автоподборе в списке адресатов можно вводить не только имя или адрес электронной почты пользователя/контрагента, но и название отдела, группы пользователей, группы корреспондентов, группы физических лиц, группы личных адресатов, группы контактов.

Групповая отправка исходящих писем

Некоторым пользователям удобно подготовить к отправке сразу несколько писем в папке Черновики, а потом отправить все эти письма вместе.  Это могут быть совершенно разные письма разным адресатам.

В новой версии программы можно выделить несколько писем и выполнить команду контекстного меню Отправить.

Оповещение о новых письмах

В новой версии программы настройки оповещений о новых письмах стали более гибкими. Теперь можно:

  • просматривать оповещения о новых письмах списком
  • настраивать условия отображения оповещений о новых письмах (как всплывающих, так и списком)

За отображение оповещений списком отвечает настройка Показывать список оповещений (Настройка – Персональные настройки – Встроенная почта – Новые письма). Условия отображения оповещений настраиваются здесь же.

Чтобы установить условие, достаточно указать значения и исключения. Например, оповещать только о письмах из папок От руководителя и Важное.

Настройка оповещений о новых письмах

При получении почты пользователь увидит список новых писем, из которого можно открыть их карточки.

После просмотра письма оповещение скрывается из списка. Окно закрывается после того, как пользователь просмотрит все письма или нажмет кнопку Ознакомился.

«Перетаскивание» вложенных файлов из письма

В новой версии программы файл-вложение можно «перетащить» из карточки письма или списка писем в папку Microsoft Windows или любую другую программу, поддерживающую Drag&Drop.

Обратите внимание: «перетаскивание» работает только для одного файла-вложения. Несколько файлов-вложений можно перенести только в другой объект «1С:Документооборота», например, список файлов или карточку документа.

Сортировка вложенных файлов письма

Раньше файлы-вложения исходящего письма по умолчанию сортировались по алфавиту, и этот порядок нельзя было изменить.

В новой версии программы порядком вложенных файлов можно управлять. Например, разместить файлы в порядке значимости: сначала договор, потом дополнительное соглашение и акт.

По умолчанию вложения добавляются в следующем порядке:

  • каждое новое вложение помещается в конец списка
  • при добавлении сразу нескольких вложений, они сортируются по алфавиту и помещаются в конец списка

В контекстном меню списка вложений добавлены команды для изменения порядка вложений вручную и сортировки по имени.

Команды для управления порядком вложенных файлов

Сортировка адресатов письма

Раньше список адресатов исходящего письма автоматически сортировался по алфавиту при сохранении письма в черновики. При редактировании черновика пользователю было сложно понять, на каком адресате он остановился, заполняя список получателей.

В новой версии программы автоматическая сортировка адресатов при сохранении письма отключена. При необходимости пользователь может вручную отсортировать список с помощью команд контекстного меню списка адресатов Сортировать по имени и Сортировать по типу и имени.

Сохранение HTML-писем на диск

Раньше на диск все письма сохранялись только в текстовом формате.

Теперь можно сохранить письмо и в формате HTML. Для этого в окне сохранения письма в поле Имя файла для сохранения текста письма  необходимо указать расширение HTML или выбрать тип файла в проводнике Microsoft Windows.

Сохранение письма в формате HTML

При сохранении письма в формате HTML для файла создается подкаталог files, в который помещаются картинки из тела письма.

Тип сохраняемого файла txt или HTML запоминается и используется в дальнейшем.

Подсказка к фотографии адресата

В новой версии программы в подсказке к фотографии адресата письма выводится служебный телефон и название отдела.

Данные выводятся при наведении на фото адресата в карточке письма и области просмотра списка писем.

Автоматическая очистка папок писем

Теперь программа может автоматически помечать на удаление письма, полученные раньше установленного срока. Например, 30 дней. Возможность полезна для таких папок, как Корзина или Спам.

Настройка автоматического удаления устанавливается в карточке каждой папки.

Настройка автоматического удаления писем

Групповая обработка писем в папке

Раньше чтобы в папке пометить все письма на удаление или как прочтенные, нужно было выделять все письма и нажимать Del или Ctrl+M.

Теперь это можно сделать в один клик: в контекстном меню папки писем появились команды Пометить все письма как прочтенные и Пометить все письма на удаление.

Команды группового управления письмами в папке

Отображение способа адресации

В новой версии программы можно увидеть способ адресации полученного вами письма: Кому, Копия или Скрытая копия.

Это важно, чтобы понять, на какие письма вам нужно обязательно ответить (Кому), а какие отправлены просто для информации (Копия или Скрытая копия).

Способ адресации в списке писем

Для отображения адресации предусмотрены следующие иконки:

  • Кому
  • Копия
  • Скрытая копия

Для использования возможности необходимо в списке писем и карточке исходящего письма через Еще – Настройка – Изменить форму включить видимость колонки Способ адресации.

Настройка отображения способа адресации в списке писем

Отчеты «Динамика входящих писем» и «Динамика исходящих писем»

В новой версии программы появились отчеты Динамика входящих писем и Динамика исходящих писем, отслеживающие изменение потока входящей и исходящей почты.

Отчеты помогут оценить прирост входящих или исходящих писем, отследить пиковую нагрузку в определенные периоды и многое другое.

Отчет «Динамика входящих писем»

Бизнес-событие «Получение входящего письма»

В новую версию программы добавлено бизнес-событие Получение входящего письма.

Теперь можно создать обработчик бизнес-событий и поддерживать, например, автоматизировать следующие сценарии:

При получении входящего письма автоматически создавать внутренний документ, заполнять его данными письма и запускать по документу процесс.

Настройка уведомлений

Новые способы доставки уведомлений

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы появилась возможность получать уведомления не только по электронной почте, но и во всплывающем окне и по SMS.

В персональных настройках уведомлений теперь можно установить подписки на получение уведомлений любым из этих способов. Для этого достаточно поставить флажки в соответствующих колонках:

  • SMS
  • Окном
  • По почте
  • Персональная настройка уведомлений

Уведомления по SMS

Теперь можно получать SMS-уведомления о событиях в программе без использования Интернета и почтовых программ.

Например, это очень удобно для оперативного уведомления о новых задачах. Если пользователь подписан на такое уведомление, то при получении новой задачи на его мобильный телефон придет SMS-сообщение в любом месте, где доступна сотовая связь.

Примечание

Для отправки SMS потребуется заключение договора с любым поставщиком услуг, поддерживаемым подсистемой. Услуга платная. Поддерживаются следующие провайдеры: SMS.RU, SMS-ЦЕНТР, СМС-Услуги и GSM-INFORM, Билайн, МТС.

Отправку уведомлений по SMS настраивает Администратор в окне Настройка уведомлений (Настройка и администрирование – Настройка программы – Общие).

Шаг 1. Настройка отправки. На закладке ОтправкаSMS указать данные о провайдере, логин и пароль, полученный от провайдера. По желанию ввести имя отправителя, размер сообщения, использование транслитерации и установить ограничение на количество отправленных SMS в день.

Настройка отправки уведомлений по SMS

Подробное описание настроек:

Провайдер – поставщик услуг отправки SMS.

Логин, Пароль – логин и пароль, полученный от провайдера для отправки сообщений.

Имя отправителя – имя, от которого выполняется рассылка SMS-сообщений. Подпись может быть длиной от 3 до 11 символов, без пробелов и кириллицы. Из дополнительных символов можно использовать только «.» «-» и «_». Имя отправителя требует согласования с провайдером.

Размер сообщения (символов) – максимальное количество символов в одном уведомлении.

Использовать транслитерацию – если настройка включена, то текст сообщения будет набран латинскими буквами. Это позволит использовать больше знаков в сообщении. Кнопка очистки автоматически устанавливает значение по умолчанию – 70 символов кириллицей и 160 латиницей. Если установить ограничения больше, то сообщения будут разбиваться на части. Оплачиваются сообщения из расчета одно сообщение – это 67 символов  на кириллице или 153 символа на латинице.

Ограничения SMS:

  • Для пользователя (в день) – ограничение SMS-уведомлений, отправленных пользователю за день (0 – неограниченно; по умолчанию – 100)
  • Для пользователя (в месяц) – ограничение SMS-уведомлений, отправленных пользователю за месяц (по умолчанию установлено значение 0 – неограниченно)
  • Всего (в день) – ограничение SMS-уведомлений, отправленных из информационной базы за день (по умолчанию установлено значение 0 – неограниченно)
  • Всего (в месяц) – ограничение SMS-уведомлений, отправленных из информационной базы за (по умолчанию установлено значение 0 – неограниченно)

Шаг 2. Настройка способов уведомления. На закладке Способы уведомления настроить соответствующие виды контактной информации пользователей и указать номера телефонов, на которые будут приходить сообщения.

Настройка способов отправки уведомлений

Шаг 3. На закладке Подписки указать, о каких событиях пользователи будут получать SMS-уведомления по умолчанию.

Настройка подписок на SMS-уведомления

Шаг 4. Назначить роль ОтправкаSMS тем пользователям, которым разрешено самим настраивать состав подписок по SMS в персональных настройках уведомлений. По умолчанию менять состав этих подписок может только пользователь с полными правами.

После завершения настройки пользователи будут получать SMS-уведомления.

Список отправленных сообщений

Список всех отправленных уведомлений и статус доставки можно открыть по гиперссылке Уведомления по SMS на закладке Отправка SMS.

Карточка отправленного SMS-уведомления

Способ отправки уведомлений По SMS можно выбрать в подписках на объекты.

Уведомления всплывающим окном

В новой версии программы уведомления можно получать в одном всплывающем окне. Раньше таким способом отправлялись только программные уведомления.

В настройках уведомлений и в подписках на уведомления по объекту появилась колонка Окном.

Подписки на уведомления всплывающим окном

По умолчанию всплывающим окном отправляются уведомления по следующим событиям:

  • Создание задачи
  • Перенаправление задачи
  • Отмена выполнения задачи
  • Назначение ответственного за документ
  • Прерывание, остановка, продолжение бизнес-процесса
  • Создание/изменение отсутствия мне/где я заместитель
  • Создание записи календаря

Такие уведомления не блокирует интерфейс и отправляются один раз. Из уведомления можно перейти к предмету: в карточку задачи, документа, отсутствия, запись календаря и др. Можно просто закрыть уведомление, не предпринимая никаких действий, повторно окно показано не будет.

Уведомление всплывающим окном

Если пришло одно уведомление, то отображается его карточка, если несколько – список уведомлений. В окне можно просмотреть список всех актуальных уведомлений пользователя и перейти к соответствующему объекту.

Список всех уведомлений можно посмотреть по команде Уведомления в меню раздела Настройка.

Администратор может выбрать этот способ отправки уведомлений по умолчанию.

Способ отправки уведомлений Окном можно выбрать в подписках на объекты.

Настройка уведомлений программы

В новой версии программы дополнительная настройка Уведомления программы превратилась в стандартную подписку на уведомления, которые можно получать по почте, всплывающим окном, по SMS.

Подписка на уведомления программы всплывающим окном

Планирование и учет рабочего времени

Заметки

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы можно создавать заметки. Это ваши личные записи, недоступные другим пользователям.

Список заметок открывается по одноименной команде в меню раздела Главное.

Список заметок

Заметки удобно группировать по темам. Список тем расположен справа. Колонка показывает количество заметок в теме. Достаточно кликнуть на тему, чтобы увидеть список всех входящих в нее заметок. Заметке можно присвоить несколько тем по аналогии с тегами.

Заметкам в списке можно проставить приоритеты.

Из списка заметок можно выполнить следующие операции:

  • добавить заметку с помощью кнопки Создать заметку на командной панели или в контекстном меню списка
  • новую тему, изменить или удалить существующую
  • создать на основании заметки запись календаря или письмо (только в версиях КОРП и ДГУ)

При добавлении новой заметки открывается карточка, где нужно выбрать или создать тему, ввести заголовок и текст заметки, при необходимости указать приоритет. В тексте заметки можно использовать форматирование.

Создание новой заметки

В «1С:Документообороте» версий КОРП и ДГУ на основании заметок не только можно создать запись календаря или письмо, но и наоборот – на основании письма или записи календаря можно создать заметку. Для этого предусмотрено меню Создать на основании.

Предусмотрен поиск по заметкам: их можно найти как по названию, так и по тексту. Для этого на панели действий предусмотрена кнопка Поиск.

Работа с мероприятиями и отсутствиями в календаре

Версии: КОРП, ДГУ.

В новой версии программы по мероприятиям и отсутствиям автоматически ведутся записи календаря.

Такие записи недоступны для изменения вручную, так как поддерживаются в актуальном состоянии автоматически и меняются только при внесении изменений в карточку исходного мероприятия или отсутствия.

Записи календаря о мероприятиях и отсутствиях

Двойной клик по записи календаря открывает карточку мероприятия или отсутствия.

Если вас пригласили на мероприятие, то в календаре автоматически будет создана запись со знаком вопроса. Он будет отображаться до тех пор, пока вы не ответите на приглашение.

Теперь это можно сделать прямо из карточки мероприятия: в области уведомлений появились команды, чтобы принять, отклонить приглашение и в любой момент изменить свое решение.

Ответ на приглашение из карточки мероприятия

В новой версии программы включить напоминание и выбрать цвет записи календаря можно прямо из карточек мероприятий и отсутствий. Цвет и напоминания являются персональными настройками, доступными только текущему пользователю.

Карточка отсутствия

Теперь можно отметить записи календаря как отработанные. Для этого в карточке записи календаря, карточке отсутствия и мероприятия появилась отметка Отработано.

Карточка мероприятия

Если пометка установлена, то пользовательские настройки цвета и напоминаний отменяются, и запись календаря выделяется особым цветом:

  • в плане дня – зеленым флажком
  • в остальных режимах просмотра – серым фоном

План дня с отработанным мероприятием

Из карточки напоминания можно сразу перейти в карточку отсутствия или мероприятия.

Повышение удобства бронирования помещений

Версии: КОРП, ДГУ.

В новую версию программы добавлен ряд возможностей для повышения удобства бронирования.

Хозяйственное и техническое обеспечение

Теперь в программе можно назначить ответственных за хозяйственное и техническое обеспечение помещений и территорий.

Указание технического и хозяйственного обеспечения при бронировании

Проверка вместимости

Если для помещения указана вместимость, то теперь при его бронировании будет выполняться проверка вместимости.

Если количество человек в брони превысит вместимость помещения, то пользователь получит сообщение с предупреждением. В этом случае рекомендуется выбрать другое помещение или сократить количество человек в брони.

Указание технического и хозяйственного обеспечения при бронировании

Интерфейсные изменения

Теперь при бронировании с помощью подсказки отображается дополнительное описание помещений. Описание вводится в карточке помещения на закладке Бронирование и может быть произвольным.

Дополнительное описание помещения

В окне Бронирование помещений теперь отображается информация о том, кто забронировал помещении и зачем (если эта информация указана при создании брони).

Повышение удобства работы с мероприятиями

Версии: КОРП, ДГУ.

В новую версию программы добавлен ряд возможностей для повышения удобства работы с мероприятиями.

Теперь для мероприятий одного вида можно указать куратора, помещение, длительность мероприятия по умолчанию. Для этого в карточке вида мероприятия появились поля Куратор, Помещение, Длительность.

Новые реквизиты в карточке вида мероприятия

Поле Куратор отображается, если для вида мероприятия включена настройка Ведет куратор.

Куратор мероприятия может бронировать помещения для мероприятия, даже если организатором выступает другой сотрудник.

Если поле Длительность не заполнено, то по умолчанию  оно принимает значение – 60 минут.

В программе мероприятия: помимо общей длительности мероприятия теперь отображается плановое время каждого пункта программы.

Плановое время пункта программы мероприятия

В карточку пункта программы теперь можно добавить комментарий. Его увидят все участники мероприятия.

Обмен данными

Автоматическое создание связей в интегрированном прикладном решении

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы при создании документа «1С:Документооборота» на основании документа интегрированного прикладного решения программа автоматически  устанавливает связи.

Если в исходном документе есть ссылки на объекты прикладного решения, для которых настроена интеграция с «1С:Документооборотом», то для них автоматически будут созданы связанные документы «1С:Документооборота» и настроены связи.

Например, теперь при отправке заказа на согласование не нужно открывать его карточку, переходить на закладку Связи, нажимать Добавить и искать пакет документов, необходимый согласующему лицу. Программа сделает это автоматически.

Если для пары документов не настроено однозначной связи, то программа автоматически установит универсальную связь Содержит ссылку на.

Настройка Прав доступа

Изменение архитектуры прав доступа

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы изменена архитектура прав доступа для достижения следующих результатов:

  • упрощена настройка и администрирование прав доступа
  • значительно ускорен расчет прав при изменении настроек (в некоторых случаях зафиксировано десятикратное ускорение)
  • ускорены ключевые операции работы пользователей

Назначение прав сотрудникам подразделений

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Помимо пользователей и рабочих групп теперь права можно назначить сразу всем сотрудникам подразделения. Это позволит настраивать доступ в соответствии с функциональной структурой предприятия, не дублируя при этом его структуру в рабочих группах.

Если в информационной базе права назначены в соответствии с организационной структурой предприятия, их можно будет переделать, выбрав подразделения там, где раньше были дублирующие их группы пользователей.

Рабочие группы

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы Группы пользователей переименованы в Рабочие группы.

Если в информационной базе права назначены в соответствии с функциональной структурой предприятия, Рабочие группы можно использовать для быстрого объединения пользователей для настройки прав. Например, включить в них уже существующие на предприятии рабочие группы: Бюджетный комитет, Комиссия по списанию и пр., или объединить всех руководителей подразделений и выдать им какие-то исключительные разрешения.

Пользователь может входить сразу в несколько рабочих групп, например: Руководители проектов и Все пользователи.

Для подбора пользователя, подразделения, рабочей группы или роли теперь всегда используется адресная книга.

Карточка рабочей группы

При обновлении на версию 2.1 программа автоматически выделит устаревшие рабочие группы (группы пользователей), наименования и состав которых совпадает с наименованиями подразделений, и пометит их Недействительными. Это связано с тем, что теперь права можно назначить подразделениям и дублирование организационной структуры предприятия в рабочих группах не имеет смысла.

Пометка Недействительна не меняет прав пользователей, входящих в рабочую группу, но запрещает менять их состав и скрывает группу в списках и адресной книге. Если администратор считает, что эта рабочая группа все же нужна, пометку можно снять и пользоваться ей, как раньше.

Недействительные рабочие группы, задействованные в документах, автоматически не заменяются на подразделения. На закладке Рабочие группы карточки документа они выделены серым цветом. При желании их можно заменить на подразделения стандартной обработкой Поиск и замена.

В списке Пользователи для администратора теперь не отображается иерархия групп, есть только колонка с подразделением и должностью.

В справочнике Структура предприятия теперь отображаются пользователи. Ответственный за НСИ может перемещать пользователей из подразделения в подразделение.

Новый интерфейс настройки прав доступа

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

В новой версии программы интерфейс настройки прав значительно упрощен. Группы доступа больше не используются.

Полномочия

Профили групп доступа переименованы в Полномочия. Суть не изменилась – это самое крупное деление прав, базовые настройки. Представляют собой готовый набор ролей, например: полномочия Администратор, Делопроизводители, Ответственные за НСИ, Ответственные за ЭДО и т. д. Набор ролей полномочий определяет, какие типы данных будут доступны пользователям.

Чтобы назначить роль полномочиям, достаточно установить или снять флажки в списке разрешенных действий.

Выбор ролей в карточке полномочий

Полномочия выдаются прямо в карточках пользователей, рабочих групп и подразделений.

Полномочия в карточке рабочей группы

Политики доступа

Политики доступа – основная настройка прав. Политики доступа содержат сведения том, кому и на какие разрезы доступа назначены права.

Примечание

Разрезы задают границы областей данных, с которыми разрешено работать пользователям: виды внутренних документов, виды входящих документов, виды исходящих документов, виды мероприятий, организации, грифы доступа.

С помощью политик доступа можно задать как общие настройки прав для рабочих групп и подразделений, так и доступ к определенному виду документа или вопросу деятельности конкретному пользователю.

В политиках доступа может быть выдано одно или несколько разрешений, которые в совокупности образуют персональные настройки доступа пользователя.

Политики доступа включают общие и специальные разрешения.

Копирование разрешений разреза доступа

Для более тонкой настройки прав предназначены Специальные разрешения. За их включение/отключение отвечает настройка Использовать специальные разрешения в политиках доступа (Настройка и администрирование – Настройка программы – Права доступа).

Специальные разрешения необходимы, например, для следующих сценариев:

У Воронцовой есть доступ к внутренним документам, мероприятиям и проектам организаций Орг1 и Орг2, а к входящим и исходящим документам – только по Орг1.

Воронцовой разрешен доступ к внутренним документам Орг1 с грифами Общий и Секретно, а по Орг2 только с грифом Общий.

Специальные разрешения в политиках доступа

Разрешения одного предмета доступа можно скопировать другому. Для этого в контекстном меню списка предметов предусмотрена команда Скопировать другим. В открывшемся окне достаточно выбрать предмет, куда копировать.

Копирование специальных разрешений предмета доступа

Как работают политики доступа

При расчете прав политики доступа применяются следующим образом:

Шаг 1. Если для пользователя (его рабочей группы, подразделения) есть специальные разрешения, то действуют они. Если специальных разрешений нет, действуют общие разрешения.

Шаг 2. Общие разрешения работают следующим образом: доступ к объекту (документу, мероприятию и т д.) дается пользователю, у которого есть доступ ко всем разрезам доступа объекта: организации, грифу, вопросу деятельности и т д.

Шаг 3. Специальные разрешения работают следующим образом:

На пользователя может действовать сразу несколько специальных разрешений.

Настройки нескольких специальных разрешений не расширяют друг друга. Например, если для пользователя настроено два специальных разрешения: одно на Акт оказания услуг организации Орг1, второе на Договор поставки организации Орг2. То прав на Акт оказания услуг Орг2 пользователь не получит.

Права по объектам

Из карточек пользователей, рабочих групп, подразделений, видов документов, видов мероприятий, организаций и т.д. можно посмотреть их настройки прав.

По команде на панели действий карточки пользователя можно открыть список назначенных ему групп и полномочий.

Группы и полномочия пользователя

Откроется список рабочих групп, в которые входит пользователь, и выданных ему полномочий. Настройки доступны для редактирования пользователю с полными правами.

Чтобы быстро понять, каких прав не хватает пользователю для доступа к документу, то есть посмотреть общие и специальные разрешения, назначенные пользователю, нужно перейти по ссылке Все настройки доступа. Открывшийся отчет покажет все разрешения и все права, которые дают полномочия.

По команде на панели действий карточек рабочих групп и подразделений можно открыть список назначенных им полномочий и разрешений политик доступа.

Политики доступа рабочей группы

Откроется список полномочий и разрешений, выданных участникам рабочей группы и сотрудникам подразделений. Настройки доступны для редактирования пользователю с полными правами.

Для подробного анализа разрешений и исключительных разрешений по гиперссылке Все настройки доступа формируется отчет.

По команде Политики доступа на панели действий карточки каждого разреза доступа (организация, вид документа, вид мероприятия, гриф и т. д.) также можно открыть разрешений политик доступа по этому разрезу.

Рабочая группа объекта

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Рабочая группа – это список пользователей, которые имеют право работать с объектом. Рассмотрим на примере рабочей группы документа.

Если рабочая группа документа заполнена, то права рассчитываются только по ней без учета других настроек прав (политик доступа, настроек прав папок).

По умолчанию у участника рабочей группы есть доступ только на чтение документа. Чтобы назначить права на изменение, в карточке документа на закладке Рабочая группа необходимо установить флажок Изменение.

Заполнение рабочей группы в карточке документа

Добавить участника рабочей группы может любой сотрудник, у которого есть права на изменение данного документа.

Можно ограничить добавление пользователей в рабочие группы документов. За это отвечает настройка Проверять соответствие рабочих групп общим настройкам доступа (Настройка и администрирование – Настройка программы – Права доступа).

Проверка соответствия рабочих групп общим настройкам доступа

Если настройка включена, то нельзя будет добавить в рабочую группу пользователя, у которого нет соответствующих разрешений в политиках доступа или в настройках папки документов.

При изменении рабочих групп документов, мероприятий, проектов, программа ведет протокол изменений. В информационной базе сохраняется информация о том, кто и когда изменил рабочую группу и какие именно изменения были внесены. Для этого должна быть включена настройка Протоколировать работу пользователей (Настройки программы – Права доступа).

Поддержка и обслуживание

Отчет «Проверка целостности тома»

Версии: КОРП,ДГУ.

В новой версии программы появился отчет, с помощью которого можно быстро найти пропавшие файлы в томах и автоматически проверять целостность данных в томе.

Отчет открывается по команде Проверить целостность на панели действий карточки тома.

Проверка целостности тома

В отчете выводится общее количество файлов в томе, доля целостных данных, доля отсутствующих данных и лишних файлов.



act.pngВнимание. Акция!!!
Купите программу 1С, закажите услуги по настройке, обучению или доработке или настройке 1С и получите подарок! Время действия акции ограничено.

Позвоните по тел: (499) 995-21-84 или 8-800-333-21-84
или оправьте письмо на е-mail: sale@brg-consulting.ru
или заполните заявку на подключение демосервера 1С,
или воспользуйтесь услугой online консультанта
или Оставить заявку

И они обязательно ответят на все возникшие вопросы.
Отзывы и история успеха

Назад в раздел